Freelance: pianifica il lavoro e rispetta le scadenze

Quando lavori da casa in qualsiasi ambito, dal marketing digitale al copywriting e oltre, prima o poi ti scontri con il tema delle scadenze. Di solito si riesce a consegnare nei tempi concordati, ma ogni tanto un imprevisto può far saltare il piano.

Clienti irritati, messaggi di giustificazione e altre tensioni finiscono per pesare, anche quando la colpa non è davvero tua.

Una gestione semplice dell’agenda aiuta a evitare molte di queste situazioni stressanti. Con qualche accorgimento pratico puoi ridurre drasticamente il rischio di mancare una deadline e consegnare tutto con puntualità.

Prepara un calendario di lavoro

Quando attività, progetti e richieste si accumulano, tenerli tutti a mente diventa impossibile. Per questo serve un calendario di lavoro: deve mostrare il volume complessivo delle consegne, le attività principali e anche i dettagli minori.

Organizzarlo non è complicato: puoi usare un’agenda cartacea oppure un’app dedicata. Molti strumenti salvano i dati nel cloud, quindi anche un problema al dispositivo non significa perdere tutto.

Tra le app di questo tipo ci sono:

• Any.DO;
• Doit.im;
• TODOlist;
• Wunderlist.

Puoi installarle sia sul telefono sia sul computer. Il vantaggio principale è la possibilità di impostare notifiche sullo smartphone o via e-mail. Così diventa molto più difficile dimenticare un’attività importante.

Una lista di questo tipo ti fa capire in anticipo cosa farai domani o nella settimana successiva. Anche se qualcosa va storto, la scadenza resta sotto controllo.

Inserisci margine nelle scadenze

Quando accetti un progetto, concorda subito con il cliente quanto tempo serve per consegnare una bozza o il materiale finale. Se il lavoro non è urgentissimo, fissa una deadline con un margine realistico: da qualche ora a un paio di giorni.

Se il cliente ha bisogno del lavoro per il giorno 20, puoi confermare quella data a lui e segnare nella tua agenda il 15 o il 18. In questo modo, se arriva un imprevisto, hai ancora qualche giorno per risolverlo. Il cliente non vedrà nemmeno le difficoltà sul tuo lato: riceverà il materiale in tempo.

Questo metodo funziona, ma ha alcuni punti critici da considerare:

• Agenda troppo piena. Se ogni giorno hai molte attività e nessuno spazio per nuovi clienti, basta perdere anche un solo giorno per mandare in crisi tutto il calendario. In quel caso dovrai spostare le scadenze di più progetti. Per questo conviene lasciare almeno una finestra libera a settimana, senza attività programmate.
• Lavori urgenti. I clienti vogliono spesso una soluzione rapida al loro problema, soprattutto quando pagano per averla. Accettare o meno incarichi urgenti resta una scelta personale, ma nell’agenda dovrebbero sempre esserci spazi per eventuali correzioni dell’ultimo minuto.

Lascia spazi liberi

Un’agenda sostenibile dovrebbe prevedere lavoro concentrato per circa metà giornata. Dopo un certo punto la concentrazione cala e l’attenzione si disperde. Lavorare otto ore di fila a pieno ritmo non è realistico.

Se finisci prima, puoi usare il resto della giornata per urgenze, revisioni, modifiche, studio o attività organizzative. Se anche tutto questo è già chiuso, cosa piuttosto rara, dedica quel tempo alla formazione.

Un piccolo margine quotidiano ti evita di restare sommerso dai problemi, migliora la qualità degli articoli e aiuta anche a curare meglio l’originalità dei contenuti.

Se non riesci a lavorare, fermati

Ogni freelance prima o poi si trova davanti a questa domanda: cosa fare quando oggi, qui e ora, non hai proprio energie per lavorare? Ci sono giorni in cui le risorse mentali finiscono, l’energia cala e il corpo chiede riposo. Forzarsi può essere difficile. Anche rispondere ai clienti o correggere un testo sembra pesante.

In quei casi concediti di rallentare e non fare nulla. A volte la scelta più produttiva è prenderti cura di te, recuperare e riposare davvero prima di un’altra giornata impegnativa nel business della formazione online. Se affronti le attività da stanco e svuotato, difficilmente riuscirai a completare bene ciò che avevi pianificato.

Se arrivano richieste urgenti, rispondi nel modo più essenziale possibile, magari direttamente dal telefono. Ti aiuta a restare in modalità riposo senza sparire del tutto. Se puoi, annulla chiamate e riunioni previste per quella giornata.

Cosa fare in caso di imprevisto

Gli imprevisti capitano a tutti, senza preavviso e fuori programma. La strategia descritta sopra riduce il rischio di mancare una deadline, ma non elimina ogni possibile problema.

Quando succede, scrivi al cliente e spiega con chiarezza che non riesci a rispettare i tempi. Nella maggior parte dei casi una scadenza per la scrittura di testi può essere spostata senza conseguenze gravi. Le opzioni dipendono dal rapporto con il cliente e dalle dinamiche del progetto:

• scusarti per il ritardo e consegnare al cliente tutti i materiali già pronti, inclusa l’analisi dei concorrenti;
• proporre l’aiuto di un altro professionista di fiducia, capace di entrare rapidamente nel progetto;
• completare comunque l’ordine, anche se questo va contro i tuoi interessi personali.

In caso di forza maggiore, la cosa più importante è non tacere e non mentire. Queste regole aiutano a lavorare con più serenità, senza tensioni inutili con clienti e collaboratori.