Creare presentazioni: guida completa

Per promuovere i propri servizi, molte aziende scelgono il webinar come formato di contatto con il pubblico. A condurlo può essere una persona interna all’organizzazione, preparata sull’argomento trattato.

Per un webinar serve preparare il materiale: il testo per chi parla e una presentazione che aiuti il pubblico a seguire le informazioni e dia al relatore una scaletta chiara.

Perché è importante saper creare presentazioni in autonomia

È ideale quando in azienda ognuno lavora sulla propria specializzazione. Il copywriter prepara il testo, mentre il designer costruisce un apparato visivo curato e coerente con quel contenuto.

Spesso, però, una figura dedicata non c’è, e anche rivolgersi a un freelance può diventare una voce di spesa importante. In questi casi, saper creare una presentazione da soli diventa una competenza molto utile.

Come deve essere il design di una presentazione

Seguendo alcune regole semplici, anche senza esperienza nel design si può creare una presentazione efficace, chiara e facile da seguire.

Evitare i template già pronti

Esistono molti servizi che permettono di creare un modello personalizzato e più interessante rispetto ai soliti template standard, ormai visti troppe volte. Un buon modello deve essere riconoscibile, curato e abbastanza originale da catturare l’attenzione.

Usare una combinazione di colori corretta

Colori scelti male possono rovinare l’impressione generale della presentazione.

La regola di base è combinare tonalità scure o kaki con tinte nette e ben definite.

Su flatcolors.net si possono consultare palette con abbinamenti cromatici moderni. Facendo clic con il tasto sinistro del mouse sul colore desiderato, si copia il relativo codice.

Se un’immagine ha una combinazione di colori perfetta per il progetto, può diventare il punto di partenza della palette. Basta scomporla nei suoi colori principali con Adobe Kuler. Questo strumento è utile non solo per le presentazioni, ma anche per qualsiasi lavoro che richieda una scelta cromatica: arredamento, guardaroba, identità visiva e altro ancora.

Il servizio è molto apprezzato anche da chi crea landing page, cioè mini-siti che di solito usano pochi colori per trasmettere il tono del brand, del prodotto o delle informazioni mostrate nella pagina.

Per usare Adobe Kuler bastano pochi passaggi:

• Per prima cosa bisogna installare il plugin Colorzilla in Google Chrome o Mozilla Firefox.
• Nell’angolo in alto a destra del browser va selezionata l’icona del contagocce.
• Quindi si sceglie «Page Color Picker Active».
• Con un clic sul colore scelto, il codice viene copiato in formato HEX. Se serve un altro formato, lo si può selezionare dopo aver premuto «Copy to Clipboard».
• A questo punto il codice può essere incollato nel programma usato per creare le slide.

La regola dei 5 colori

Non conviene usare troppi colori in una presentazione. Distraggono, rendono il materiale più difficile da seguire e possono compromettere la leggibilità del testo.

La soluzione migliore è usare 3 colori per slide, incluso il colore di sfondo. L’intera presentazione dovrebbe contenere al massimo 5 colori.

Mantenere il contrasto tra testo e sfondo

Per rendere il testo leggibile, conviene usare caratteri chiari su fondo scuro e caratteri scuri su fondo chiaro.

Un contrasto troppo debole costringe il pubblico a sforzare la vista. Questo irrita gli spettatori e li distrae da ciò che sta dicendo il relatore.

Evitare ombre, gradienti ed effetti datati

Il web design moderno si basa spesso sul minimalismo: meno colori, meno effetti inutili, più attenzione al contenuto. Chiarezza e sintesi contano più della decorazione. Le persone cercano informazioni, e ombre o gradienti raramente aiutano a comprenderle meglio o più velocemente.

Evitare immagini stock di bassa qualità

Le immagini stock andrebbero usate con molta cautela, perché spesso risultano poco piacevoli, impersonali e troppo riconoscibili. Il pubblico percepisce subito l’artificialità di immagini con questi segnali:

• sono usate da moltissimi siti e risorse;
• hanno una resa grafica mediocre;
• mostrano situazioni finte e sorrisi poco credibili.

Usare i font nel modo giusto

I font standard possono risultare piuttosto anonimi. Caratteri semplici come Helvetica, Open Sans o Roboto funzionano bene proprio perché sono essenziali e coerenti con uno stile minimalista.

Quando si sceglie un font su risorse esterne, è importante verificare sempre se può essere usato per i propri scopi. Di solito l’indicazione utile è «free font», riportata accanto alle informazioni sul carattere.

La leggibilità è un criterio fondamentale. Font con grazie troppo marcate o elementi decorativi eccessivi rendono più difficile la lettura da parte del pubblico.

In genere è meglio non usare più di 3 font. Queste tre varianti possono corrispondere a titolo, testo principale e box di approfondimento per fatti interessanti, dettagli o note.

Usare più di 3 stili tipografici rende il testo meno leggibile e dà alla presentazione un aspetto poco professionale.

Rispettare le regole di impaginazione

È utile seguire queste indicazioni:

1. Per un testo ordinato e naturale, è meglio evitare l’allineamento giustificato. Questo tipo di allineamento crea spazi eccessivi tra le parole, rendendo la lettura più faticosa.
2. Anche le righe troppo lunghe affaticano chi guarda. Per una lettura comoda, una riga dovrebbe contenere al massimo 80-100 caratteri.
3. L’interlinea non deve essere né troppo ampia né troppo stretta; lo spazio tra i paragrafi dovrebbe essere leggermente maggiore dell’interlinea.
4. Liste e parti evidenziate aiutano a rendere il testo più chiaro e più facile da assimilare.

Come deve essere il contenuto di una presentazione

Una buona presentazione mantiene l’attenzione per tutto il tempo necessario, senza costringere il pubblico a uno sforzo inutile.

Le slide dovrebbero essere:

1. Interessanti.
2. Le immagini dovrebbero essere originali e capaci di trasmettere emozione.
3. Coerenti con ciò che dice il relatore. Testo e immagine devono sostenersi a vicenda. Le frasi devono restare brevi.
4. Ogni nuovo punto dovrebbe avere una slide dedicata. Separare le informazioni in questo modo rende il discorso più ordinato e più facile da seguire, e il pubblico lo apprezza.
5. Meno testo contiene una slide, più sarà comprensibile e memorabile. Testo e immagini devono essere allineati, mentre i passaggi importanti possono essere evidenziati con un colore diverso.
6. Il testo dovrebbe avere dimensioni simili in tutte le slide. Un carattere troppo grande pesa sulla composizione, ma non deve essere nemmeno troppo piccolo. Idealmente deve essere leggibile anche dagli ultimi posti, senza risultare invadente per chi siede davanti.
7. Testi e immagini vanno disposti in modo da dare una sensazione di leggerezza. Per questo conviene lasciare abbastanza spazio vuoto in ogni singola slide.
8. Le icone facilitano la comprensione dei dati e sono di solito ben accolte dal pubblico. L’importante è usare icone tutte nello stesso stile. Si possono scaricare da thenounproject.
9. Ogni slide dovrebbe comunicare un’unica idea, supportata da una sola immagine. Questo aiuta a rispettare il minimalismo e migliora l’esperienza di chi segue la presentazione.
10. Informazioni aziendali come telefono, sito web, email o nome del direttore non vengono assorbite davvero e riducono lo spazio utile per il contenuto della presentazione.

Un contenuto di qualità, non appesantito da continui riferimenti all’azienda, attira potenziali clienti o utenti molto più di una ripetizione insistente dei dati aziendali lungo tutto l’intervento.

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Servizi per creare presentazioni

1. Canva.

Canva è semplice e comodo da usare. Permette di creare e modificare facilmente immagini per presentazioni, post sui social network e brochure.

Il servizio consente non solo di modificare gli elementi già presenti nei template, ma anche di aggiungerne di propri. Nel modello si possono inserire elementi grafici o fotografie.

2. Prezi.com

Questo servizio permette di creare presentazioni insolite, adatte a occasioni particolari. Offre molti template basati sull’effetto di una grande tela esplorata da una videocamera che si avvicina e si allontana dai diversi elementi.

3. Powtoon.

Powtoon consente di creare presentazioni molto creative sotto forma di video animati. Sono formati che il pubblico segue volentieri e che aiutano a spiegare anche informazioni complesse. Si distinguono molto dalle classiche presentazioni a slide, perché ricordano più un cartone animato.

4. Go Animate

Su questa piattaforma si possono creare slide in stile animazione, aggiungere effetti sonori, assegnare emozioni e movimenti ai personaggi e persino dar loro una voce.

Conoscere le regole di base per ottimizzare una presentazione e usare strumenti moderni per crearla e modificarla permette anche a chi non lavora nel design di realizzare materiali curati, interessanti e coinvolgenti per il pubblico. Anche il progetto ne beneficia.

Seguendo i consigli di questo articolo, la presentazione risulterà più naturale, più chiara e più piacevole da seguire.